REGULAMIN B2B EIGHT GATE

Wersja 1.1 | obowiązuje od: 9 listopada 2026 r.

Spis treści

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin B2B określa zasady korzystania z Panelu B2B, zasady świadczenia przez Eight Gate usług drogą elektroniczną na rzecz Klientów B2B oraz zasady zawierania i wykonywania Umów Sprzedaży Produktów, które Eight Gate na podstawie Zamówień Klienta B2B dostarcza bezpośrednio jego Klientom Końcowym. Regulamin B2B jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, oraz wzorcem umowy w rozumieniu art. 384 Kodeksu cywilnego.

2. Usługi B2B świadczy i Produkty sprzedaje EIGHT GATE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Złota 7/28, 00-019 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001247142, NIP 5253093537, REGON 544984908, o kapitale zakładowym 5 000 zł (dalej: „Eight Gate”).

3. Z Eight Gate można kontaktować się:

a. pod adresem e-mail: [email protected] w sprawach Konta B2B, Zamówień i Integracji, a pod adresem: [email protected] w sprawach reklamacji;

b. pod numerem telefonu: +48 886 200 988, w godzinach pracy obsługi wskazanych na Platformie;

c. listownie, na adres siedziby Eight Gate wskazany w ust. 2.

4. Magazyn Eight Gate, do którego trafiają Produkty zwracane na zasadach § 8 i § 9, znajduje się pod adresem: ul. Wąska 2, 05-126 Rembelszczyzna (dalej: „Magazyn”).

5. Panel B2B jest przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców mających siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce i posługujących się numerem NIP, którzy kupują Produkty w celu ich odsprzedaży w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Zakupów na własne potrzeby można dokonywać w sklepie na Platformie na zasadach Regulaminu Platformy.

6. Wobec Klienta B2B sprzedawcą Produktów i podmiotem odpowiedzialnym za ich dostawę na zasadach Regulaminu B2B jest Eight Gate, a Dostawcy działają jako dostawcy Eight Gate i nie są stronami umów z Klientem B2B. Wobec Klienta Końcowego sprzedawcą jest wyłącznie Klient B2B, a Eight Gate nie jest stroną umów zawieranych przez Klienta B2B z Klientami Końcowymi.

7. Regulamin B2B jest udostępniany nieodpłatnie na Platformie i w Panelu B2B przed zawarciem umowy, w sposób umożliwiający jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie w formacie PDF. Integralną częścią Regulaminu B2B jest Załącznik nr 1 (Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych).

8. Strony wyłączają stosowanie art. 66¹ § 1 do 3 oraz art. 68² Kodeksu cywilnego.

§ 2. Definicje

Pojęcia pisane w Regulaminie B2B wielką literą oznaczają:

1) Dostawca: hurtownia albo inny przedsiębiorca, od którego Eight Gate nabywa Produkty i który na zlecenie Eight Gate wysyła je bezpośrednio na adres dostawy wskazany w Zamówieniu, z magazynu położonego w Unii Europejskiej albo poza nią;

2) Dzień Roboczy: dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce;

3) Integracja: udostępnione przez Eight Gate połączenie Panelu B2B z systemem Klienta B2B, w szczególności interfejs programistyczny (API), plik z danymi Katalogu albo wtyczka do platformy sklepowej;

4) Katalog: zestawienie Produktów dostępnych w Panelu B2B wraz z ich opisami, cenami, kosztami dostawy, informacją o dostępności i Materiałami Produktowymi;

5) Klient B2B: przedsiębiorca, o którym mowa w § 1 ust. 5, który zawarł z Eight Gate Umowę B2B;

6) Klient Końcowy: osoba, której Klient B2B sprzedał Produkt i na której adres, wskazany przez Klienta B2B w Zamówieniu, Produkt jest dostarczany;

7) Konto B2B: konto Klienta B2B w Panelu B2B, chronione hasłem, umożliwiające korzystanie z Usług B2B;

8) Materiały Produktowe: zdjęcia, opisy, parametry i inne materiały dotyczące Produktów, udostępniane w Katalogu;

9) Panel B2B: część Platformy przeznaczona dla Klientów B2B, w której Eight Gate udostępnia Katalog, umożliwia składanie Zamówień i korzystanie z Integracji oraz przekazuje informacje o realizacji Zamówień;

10) Platforma: serwis internetowy prowadzony przez Eight Gate pod adresem eightgate.pl, którego częścią jest Panel B2B;

11) Polityka Prywatności: dokument udostępniony na Platformie, określający zasady przetwarzania danych osobowych przez Eight Gate;

12) Produkt: nowa rzecz ruchoma oferowana przez Eight Gate w Katalogu;

13) Regulamin B2B: niniejszy regulamin wraz z załącznikiem;

14) Regulamin Platformy: regulamin określający zasady korzystania z Platformy i sprzedaży w sklepie na Platformie, udostępniony na Platformie;

15) Umowa B2B: umowa o świadczenie Usług B2B, zawierana między Eight Gate a Klientem B2B na czas nieoznaczony z chwilą aktywacji Konta B2B;

16) Umowa Powierzenia: umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiąca Załącznik nr 1 do Regulaminu B2B;

17) Umowa Sprzedaży: umowa sprzedaży Produktów zawierana między Eight Gate a Klientem B2B na podstawie Zamówienia;

18) Usługi B2B: usługi świadczone przez Eight Gate drogą elektroniczną w ramach Panelu B2B, wymienione w § 4 ust. 1;

19) Zamówienie: oświadczenie woli Klienta B2B złożone w Panelu B2B albo za pomocą Integracji, stanowiące ofertę zawarcia Umowy Sprzedaży.

§ 3. Konto B2B

1. Założenie i prowadzenie Konta B2B są nieodpłatne. Rejestracja wymaga podania firmy, adresu siedziby, numeru NIP oraz numeru KRS albo informacji o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, a także imienia, nazwiska, adresu e-mail i numeru telefonu osoby rejestrującej, ustalenia hasła oraz akceptacji Regulaminu B2B wraz z Umową Powierzenia.

2. Osoba rejestrująca oświadcza, że jest umocowana do działania w imieniu przedsiębiorcy. Klient B2B odpowiada jak za własne za czynności dokonane za pośrednictwem Konta B2B i Integracji przez osoby, którym udostępnił dostęp lub dane uwierzytelniające.

3. Eight Gate weryfikuje dane podane przy rejestracji, w szczególności w Krajowym Rejestrze Sądowym albo w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz w wykazie podatników VAT, a po pozytywnej weryfikacji aktywuje Konto B2B i informuje o tym wiadomością e-mail. Z chwilą aktywacji Konta B2B zostaje zawarta Umowa B2B.

4. Eight Gate może odmówić aktywacji Konta B2B w szczególności, jeżeli:

a. podane dane są niekompletne albo niezgodne z danymi w rejestrach publicznych;

b. przedsiębiorca nie prowadzi aktywnej działalności gospodarczej, w szczególności zawiesił ją, został wykreślony z rejestru albo jest w likwidacji lub upadłości;

c. siedziba ani miejsce prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorcy nie znajdują się w Polsce;

d. Eight Gate rozwiązał wcześniej z tym przedsiębiorcą Umowę B2B na podstawie § 13 ust. 4;

e. istnieje uzasadnione podejrzenie oszustwa lub innego nadużycia.

5. O odmowie aktywacji Konta B2B Eight Gate informuje wiadomością e-mail, wskazując jej przyczynę. W razie uzasadnionych wątpliwości Eight Gate może, przed aktywacją Konta B2B albo w czasie obowiązywania Umowy B2B, poprosić o dokumenty potwierdzające dane przedsiębiorcy lub umocowanie osoby działającej w jego imieniu.

6. Klient B2B aktualizuje dane w Koncie B2B niezwłocznie po ich zmianie, chroni dane uwierzytelniające i klucze Integracji przed dostępem osób nieuprawnionych, a o podejrzeniu takiego dostępu niezwłocznie informuje Eight Gate.

§ 4. Usługi B2B, Integracje i wymagania techniczne

1. W ramach Umowy B2B Eight Gate nieodpłatnie:

a. prowadzi Konto B2B;

b. udostępnia Katalog, w tym aktualne ceny, koszty dostawy i informację o dostępności Produktów;

c. umożliwia składanie Zamówień i śledzenie ich realizacji, w tym przekazuje numery przesyłek, jeżeli otrzymał je od Dostawcy lub przewoźnika;

d. udostępnia Integracje w formach wskazanych w Panelu B2B i opisanych w dokumentacji technicznej.

2. Do korzystania z Panelu B2B niezbędne są urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna wersja przeglądarki internetowej z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies oraz aktywny adres e-mail, a do korzystania z Integracji także system Klienta B2B spełniający wymagania dokumentacji technicznej. Informacje o plikach cookies stosowanych w Panelu B2B zawiera Polityka Prywatności.

3. Korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się z ryzykami typowymi dla sieci Internet, w szczególności z możliwością zainfekowania urządzenia złośliwym oprogramowaniem, przejęcia danych uwierzytelniających lub kluczy Integracji przez osoby nieuprawnione oraz otrzymywania wiadomości podszywających się pod Eight Gate. Eight Gate nigdy nie prosi o podanie hasła ani klucza Integracji w wiadomości e-mail ani w rozmowie telefonicznej.

4. Informacje w Katalogu, w szczególności o dostępności i cenach Produktów, są aktualizowane automatycznie na podstawie danych przekazywanych przez Dostawców, z częstotliwością zależną od Dostawcy, dlatego mogą przejściowo odbiegać od stanu faktycznego. Klient B2B zapewnia, aby jego system regularnie pobierał aktualne dane z Katalogu.

5. Eight Gate może zmieniać Integracje i dokumentację techniczną, informując Klienta B2B z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem o zmianach, które wymagają dostosowania jego systemu, chyba że zmiana jest niezbędna ze względów bezpieczeństwa albo z powodu przepisów prawa. Eight Gate może wprowadzić limity zapytań niezbędne do zapewnienia stabilności Panelu B2B, wskazując je w dokumentacji technicznej.

6. Eight Gate może czasowo ograniczyć dostęp do Panelu B2B lub Integracji w zakresie niezbędnym do ich konserwacji, rozbudowy, usunięcia awarii lub zapewnienia bezpieczeństwa i nie gwarantuje określonego poziomu ich dostępności.

7. Klient B2B nie może:

a. dostarczać treści o charakterze bezprawnym ani złośliwego oprogramowania;

b. obchodzić zabezpieczeń lub limitów zapytań ani podejmować działań zakłócających działanie Panelu B2B;

c. udostępniać Konta B2B ani Integracji innym przedsiębiorcom ani odsprzedawać dostępu do Integracji, przy czym może korzystać z nich za pośrednictwem swoich pracowników, współpracowników i dostawców oprogramowania do obsługi sprzedaży, za których działania odpowiada jak za własne;

d. udostępniać Katalogu innym przedsiębiorcom ani wykorzystywać Katalogu lub Materiałów Produktowych do tworzenia lub zasilania konkurencyjnej hurtowni lub usługi dropshippingu, przy czym nie stanowi tego przekazywanie Materiałów Produktowych przedsiębiorcom, którym Klient B2B odsprzedaje Produkty, na zasadach określonych w § 5 ust. 5.

8. Pojedynczy punkt kontaktowy, o którym mowa w art. 11 i 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2065 (akt o usługach cyfrowych), oraz zasady zgłaszania nielegalnych treści określa Regulamin Platformy.

§ 5. Katalog, ceny i Materiały Produktowe

1. Katalog przedstawia dla każdego Produktu w szczególności opis jego głównych cech, cenę netto i brutto, koszt dostawy, informację o dostępności, informację, czy Produkt jest wysyłany z Unii Europejskiej, czy spoza niej, informację o gwarancji producenta, jeżeli Produkt jest nią objęty, oraz informacje, które zgodnie z art. 19 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (dalej: „GPSR”) musi zawierać oferta sprzedaży na odległość. Informacje w Katalogu stanowią zaproszenie do zawierania umów w rozumieniu art. 71 Kodeksu cywilnego.

2. Ceny Produktów są podawane w złotych polskich jako ceny netto, do których dolicza się podatek VAT, a koszt dostawy jest doliczany do ceny Produktu w wysokości wskazanej w Katalogu i widocznej przed złożeniem Zamówienia. Ceny obejmują wszystkie należności celne i podatkowe związane ze sprowadzeniem Produktu spoza Unii Europejskiej, dlatego ani Klient B2B, ani Klient Końcowy nie ponoszą żadnych opłat przy odbiorze Produktu.

3. Wiążąca jest cena widoczna w chwili złożenia Zamówienia. Eight Gate może w każdym czasie zmieniać ceny i koszty dostawy, a zmiana nie dotyczy Zamówień złożonych wcześniej.

4. Klient B2B samodzielnie ustala ceny i warunki odsprzedaży Produktów oraz kanały, w których je sprzedaje, w tym własny sklep internetowy, platformy handlowe i sprzedaż stacjonarną, z zastrzeżeniem ograniczeń sprzedaży określonego Produktu na wskazanych platformach handlowych, wynikających z wymagań producenta, Dostawcy lub przepisów, o których Eight Gate informuje w Katalogu przed złożeniem Zamówienia.

5. Eight Gate udziela Klientowi B2B nieodpłatnej i niewyłącznej licencji do korzystania z Materiałów Produktowych, w zakresie, w jakim Eight Gate uzyskał odpowiednie uprawnienia od Dostawców lub producentów, bez ograniczeń terytorialnych, na czas obowiązywania Umowy B2B i wyłącznie w celu oferowania, sprzedaży i promocji Produktów, na następujących polach eksploatacji: utrwalanie i zwielokrotnianie techniką cyfrową i drukarską, wprowadzanie do pamięci komputera i do sieci Internet, publiczne udostępnianie w ofertach Klienta B2B i w materiałach reklamujących te oferty oraz dostosowywanie formatu, wymiarów i układu Materiałów Produktowych. Klient B2B może udzielać dalszych licencji przedsiębiorcom, którym odsprzedaje Produkty, w zakresie określonym w zdaniu pierwszym, a platformom handlowym i serwisom społecznościowym, na których oferuje lub promuje Produkty, w zakresie i na warunkach wymaganych przez ich regulaminy.

6. Klient B2B nie może wykorzystywać Materiałów Produktowych ani oznaczeń Eight Gate w sposób wprowadzający w błąd, w szczególności sugerujący, że jest przedstawicielem, autoryzowanym dystrybutorem lub partnerem Eight Gate, producenta albo Dostawcy, ani usuwać lub zmieniać zawartych w nich informacji o bezpieczeństwie Produktu. Po rozwiązaniu Umowy B2B Klient B2B zaprzestaje korzystania z Materiałów Produktowych w terminie 14 dni, chyba że są mu one potrzebne do sprzedaży Produktów kupionych przed rozwiązaniem Umowy B2B, a rozwiązanie Umowy B2B nie wpływa na dalsze licencje udzielone wcześniej platformom handlowym i serwisom społecznościowym zgodnie z ust. 5.

7. Eight Gate może w każdym czasie wycofać Produkt z Katalogu, w szczególności z przyczyn leżących po stronie Dostawcy, ze względów bezpieczeństwa albo z powodu przepisów prawa, co nie wpływa na zawarte Umowy Sprzedaży, z zastrzeżeniem § 6 ust. 6.

§ 6. Zamówienie, płatność i zawarcie Umowy Sprzedaży

1. Klient B2B składa Zamówienie w Panelu B2B albo za pomocą Integracji, wskazując Produkty, ich liczbę, adres dostawy na terytorium Polski oraz dane odbiorcy niezbędne do dostawy, to jest imię i nazwisko albo nazwę, adres i numer telefonu, a adres e-mail tylko wtedy, gdy wymaga go przewoźnik. Zamówienie złożone za pomocą Integracji uważa się za złożone przez Klienta B2B.

2. Zamówienie stanowi odrębną ofertę co do każdej sztuki każdego Produktu. Klient B2B jest związany Zamówieniem do chwili jego przyjęcia, odrzucenia albo wygaśnięcia.

3. Klient B2B płaci za Zamówienie z góry, przelewem na rachunek bankowy Eight Gate wskazany w Panelu B2B, podając w tytule numer Zamówienia, albo inną metodą płatności udostępnioną w Panelu B2B. Jeżeli płatność w pełnej wysokości nie zostanie zaksięgowana na rachunku Eight Gate w terminie 2 Dni Roboczych od złożenia Zamówienia, Zamówienie wygasa, a płatność otrzymaną później lub w niepełnej wysokości Eight Gate zwraca w terminie 5 Dni Roboczych od jej zaksięgowania.

4. Po zaksięgowaniu płatności Eight Gate przekazuje Zamówienie Dostawcy, a po potwierdzeniu przez Dostawcę dostępności Produktu, nie później niż w terminie 3 Dni Roboczych od zaksięgowania płatności, potwierdza przyjęcie Zamówienia do realizacji w Panelu B2B, za pomocą Integracji albo wiadomością e-mail. Z chwilą tego potwierdzenia zostaje zawarta Umowa Sprzedaży co do Produktów objętych potwierdzeniem. W zakresie, w jakim Eight Gate nie potwierdzi przyjęcia Zamówienia w tym terminie, Zamówienie wygasa, a ust. 5 stosuje się odpowiednio.

5. Jeżeli Eight Gate nie przyjmie Zamówienia albo przyjmie je tylko w części, w szczególności z powodu braku Produktu u Dostawcy, informuje o tym Klienta B2B i zwraca płatność za nieprzyjętą część Zamówienia wraz z przypadającym na nią kosztem dostawy w terminie 5 Dni Roboczych od dnia przekazania tej informacji.

6. Jeżeli po zawarciu Umowy Sprzedaży Dostawca nie wyda Produktu z powodu jego braku, wycofania z obrotu albo wstrzymania jego sprzedaży, a także wtedy, gdy cena lub koszt dostawy Produktu zostały wskazane w Katalogu w oczywiście błędnej wysokości wskutek omyłki lub błędu technicznego, Eight Gate może odstąpić od Umowy Sprzedaży co do tego Produktu w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, informując o tym Klienta B2B, i zwraca mu cenę tego Produktu wraz z przypadającym na niego kosztem dostawy w terminie 5 Dni Roboczych od dnia odstąpienia. Zwrot wyczerpuje roszczenia Klienta B2B związane z niedostarczeniem tego Produktu.

7. Klient B2B może zażądać anulowania Zamówienia, także po zawarciu Umowy Sprzedaży, do chwili nadania Produktu. Eight Gate sprawdza u Dostawcy stan realizacji i, jeżeli Produkt nie został nadany, potwierdza anulowanie, a następnie w terminie 5 Dni Roboczych zwraca cenę i koszt dostawy, pomniejszone o udokumentowane koszty, które Dostawca naliczył Eight Gate w związku z anulowaniem. Do chwili potwierdzenia anulowania Zamówienie jest realizowane.

8. Zwrotów płatności Eight Gate dokonuje na rachunek bankowy, z którego dokonano płatności, albo przy użyciu metody płatności, której użył Klient B2B.

9. Eight Gate może potrącić należności przysługujące mu od Klienta B2B na podstawie Regulaminu B2B, w szczególności koszty, o których mowa w § 7 ust. 5 i § 8 ust. 2 do 4, z kwotami, które zwraca Klientowi B2B, także przed terminem ich wymagalności.

§ 7. Dostawa

1. Eight Gate dostarcza Produkty wyłącznie na adresy położone na terytorium Polski, na adres Klienta Końcowego albo na inny adres wskazany przez Klienta B2B w Zamówieniu.

2. Produkty wysyłają Dostawcy za pośrednictwem przewoźników, w szczególności InPost, DPD, DHL, UPS i Poczty Polskiej, a Produkty, które ze względu na wymiary lub wagę nie mogą zostać wysłane zwykłą przesyłką, wysyłają na palecie albo transportem dedykowanym. Sposób dostawy i przewoźnik dla danego Produktu są wskazane w Katalogu albo przy składaniu Zamówienia. Produkty objęte jednym Zamówieniem mogą zostać dostarczone w kilku przesyłkach.

3. Przesyłki nie zawierają faktur, materiałów reklamowych ani oznaczeń Eight Gate, z wyjątkiem oznaczeń, instrukcji i informacji wymaganych przepisami, w szczególności danych Eight Gate jako importera umieszczanych na Produkcie sprowadzanym spoza Unii Europejskiej, na jego opakowaniu albo w dokumencie dołączonym do Produktu, oraz danych nadawcy wymaganych przez przewoźnika. Eight Gate nie dołącza do przesyłek materiałów ani dokumentów Klienta B2B.

4. Eight Gate dostarcza Produkt w terminie nie dłuższym niż 9 Dni Roboczych od zawarcia Umowy Sprzedaży, a Produkt wysyłany spoza Unii Europejskiej w terminie nie dłuższym niż trzy tygodnie od zawarcia Umowy Sprzedaży. Przewidywany termin dostawy, który Eight Gate może dodatkowo wskazać w Katalogu, ma charakter informacyjny, a wiążący jest termin określony w zdaniu pierwszym.

5. Klient B2B odpowiada za poprawność i kompletność danych dostawy, a koszty nieudanej dostawy, ponownej wysyłki i zwrotu przesyłki wynikające z błędnych lub niepełnych danych ponosi Klient B2B.

6. Korzyści i ciężary związane z Produktem oraz niebezpieczeństwo jego przypadkowej utraty lub uszkodzenia przechodzą na Klienta B2B z chwilą wydania Produktu pod adresem dostawy Klientowi Końcowemu albo innej osobie uprawnionej do jego odbioru. Za wydanie uważa się także doręczenie potwierdzone w systemie przewoźnika, w tym odbiór z automatu paczkowego, chyba że Klient B2B wykaże, że do wydania nie doszło.

§ 8. Przesyłki niedostarczone, nieodebrane i zwracane

1. Jeżeli Produkt nie zostanie dostarczony w terminie 5 Dni Roboczych od upływu terminu określonego w § 7 ust. 4, a dane przewoźnika nie potwierdzają doręczenia, Klient B2B może zgłosić to Eight Gate. Eight Gate wyjaśnia sprawę z Dostawcą i przewoźnikiem, a jeżeli w terminie kolejnych 10 Dni Roboczych doręczenie nie zostanie potwierdzone, zwraca Klientowi B2B cenę Produktu wraz z kosztem dostawy w terminie 5 Dni Roboczych albo, na żądanie Klienta B2B, wysyła Produkt ponownie. Zwrot albo ponowna wysyłka wyczerpują roszczenia Klienta B2B związane z niedostarczeniem Produktu.

2. Jeżeli przesyłka nie zostanie odebrana albo odbiorca odmówi jej przyjęcia, przesyłka wraca do Magazynu, a Eight Gate informuje o tym Klienta B2B. W terminie 14 dni od tej informacji Klient B2B może zlecić ponowną wysyłkę Produktu na ten sam albo inny adres w Polsce, za koszt dostawy według Katalogu i w terminie określonym w § 7 ust. 4 liczonym od dnia zlecenia, albo odebrać Produkt z Magazynu na własny koszt. Klient B2B zwraca Eight Gate także koszt odesłania przesyłki do Magazynu, jeżeli przewoźnik go naliczył, chyba że do nieodebrania przesyłki doszło z przyczyn leżących po stronie Eight Gate, Dostawcy lub przewoźnika.

3. Jeżeli Klient B2B nie wskaże sposobu postępowania w terminie, o którym mowa w ust. 2, Eight Gate może odstąpić od Umowy Sprzedaży co do tego Produktu w terminie 180 dni od dnia jej zawarcia, a wtedy zwraca Klientowi B2B cenę Produktu, pomniejszoną o koszty dostawy i odesłania przesyłki do Magazynu, w terminie 5 Dni Roboczych od dnia odstąpienia.

4. Eight Gate nie przyjmuje zwrotów Produktów od Klientów Końcowych, w tym po odstąpieniu przez nich od umowy zawartej z Klientem B2B, i może odmówić przyjęcia przesyłki zwrotnej nadanej bez uzgodnienia z Eight Gate. Jeżeli taka przesyłka trafi do Magazynu, Eight Gate informuje o tym Klienta B2B i przechowuje Produkt nieodpłatnie przez 30 dni, w których Klient B2B może zlecić jego wysyłkę na wskazany adres w Polsce, za koszt dostawy według Katalogu, albo odebrać go na własny koszt. Jeżeli Klient B2B nie wskaże sposobu postępowania ani w tym terminie, ani w dodatkowym 7-dniowym terminie wyznaczonym w wezwaniu, Eight Gate może odesłać Produkt na adres siedziby Klienta B2B na jego koszt, a jeżeli Klient B2B nie odbierze tej przesyłki, sprzedać Produkt i przekazać Klientowi B2B uzyskaną kwotę pomniejszoną o koszty przechowania, przesyłki i sprzedaży, a jeżeli Produkt nie ma wartości handlowej, zutylizować go.

§ 9. Reklamacje Produktów

1. Odpowiedzialność Eight Gate wobec Klienta B2B z tytułu rękojmi za wady Produktów jest wyłączona.

2. Jeżeli Produkt został dostarczony uszkodzony, niekompletny, niezgodny z Zamówieniem albo nie działa od chwili dostarczenia, Klient B2B może zgłosić to Eight Gate w Panelu B2B albo na adres [email protected] w terminie 3 Dni Roboczych od dnia dostarczenia Produktu. Zgłoszenie zawiera numer Zamówienia, opis nieprawidłowości oraz zdjęcia Produktu, opakowania i etykiety przewozowej, a w przypadku wadliwego działania także nagranie, które je pokazuje. Eight Gate może poprosić o dodatkowe informacje albo o odesłanie Produktu do Magazynu na koszt Eight Gate.

3. Eight Gate rozpatruje zgłoszenie w terminie 14 dni od jego otrzymania i informuje Klienta B2B o jego wyniku wiadomością e-mail. Po uznaniu zgłoszenia Eight Gate, według własnego wyboru, dostarcza Produkt wolny od wad na adres wskazany przez Klienta B2B albo zwraca cenę Produktu wraz z kosztem jego dostawy w terminie 5 Dni Roboczych od uznania zgłoszenia. Uprawnienia określone w ust. 2 i w zdaniu poprzedzającym są jedynymi uprawnieniami Klienta B2B w razie dostarczenia Produktu wadliwego, uszkodzonego, niekompletnego albo niezgodnego z Zamówieniem, także na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego.

4. Jeżeli Produkt jest objęty gwarancją producenta, informacja o niej znajduje się w Katalogu, a na wniosek Klienta B2B Eight Gate udostępnia posiadane dokumenty gwarancyjne i dane gwaranta.

5. Uwzględnienie przez Klienta B2B reklamacji lub innego żądania Klienta Końcowego nie wiąże Eight Gate.

§ 10. Obowiązki Klienta B2B wobec Klientów Końcowych

1. Klient B2B, jako sprzedawca wobec Klientów Końcowych, samodzielnie wykonuje obowiązki wynikające z przepisów, w szczególności obowiązki informacyjne oraz obowiązki związane z prawem odstąpienia od umowy, reklamacjami i zgodnością towaru z umową, i podaje Klientom Końcowym własne dane kontaktowe oraz własny adres do zwrotów. Klient B2B nie przedstawia Eight Gate jako sprzedawcy ani nie podaje Klientom Końcowym danych kontaktowych Eight Gate lub Dostawców, z wyjątkiem informacji wymaganych przez art. 19 GPSR oraz informacji, o których mowa w § 11 ust. 2. Jeżeli Klient Końcowy skontaktuje się z Eight Gate, Eight Gate przekazuje jego zgłoszenie Klientowi B2B.

2. Klient B2B zamieszcza w swoich ofertach informacje, o których mowa w art. 19 GPSR, udostępniane w Katalogu, i nie usuwa z Produktów ani z ich opakowań oznaczeń, ostrzeżeń i informacji o bezpieczeństwie.

3. Klient B2B informuje Eight Gate niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 Dni Roboczych, o wypadkach z udziałem Produktu oraz o zgłoszeniach Klientów Końcowych wskazujących, że Produkt może być niebezpieczny. Na wezwanie Eight Gate Klient B2B niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 Dni Roboczych, przekazuje Klientom Końcowym informacje dotyczące bezpieczeństwa Produktu, w tym o jego wycofaniu lub odzyskaniu, i potwierdza to Eight Gate. W razie odzyskania Produktu od Klientów Końcowych Eight Gate zwraca Klientowi B2B cenę odzyskanych Produktów wraz z kosztem ich dostawy, a Klient B2B zapewnia Klientom Końcowym środek zaradczy wskazany w zawiadomieniu o odzyskaniu.

4. Klient B2B zapewnia, aby jego oferty Produktów nie wprowadzały w błąd, w szczególności co do miejsca wysyłki i terminu dostawy, oraz były zgodne z przepisami o ochronie konsumentów i informowaniu o cenach, a także z regulaminami platform handlowych, na których je publikuje.

§ 11. Dane osobowe

1. Eight Gate jest administratorem danych osobowych osób działających w imieniu Klienta B2B, przetwarzanych w związku z zawarciem i wykonywaniem Umowy B2B, na zasadach określonych w Polityce Prywatności.

2. W zakresie danych osobowych Klientów Końcowych administratorem jest Klient B2B, a Eight Gate przetwarza je w jego imieniu na zasadach Umowy Powierzenia, zawieranej wraz z akceptacją Regulaminu B2B. Klient B2B przekazuje wyłącznie dane niezbędne do dostawy, wskazane w § 6 ust. 1, i informuje Klientów Końcowych o ich przekazaniu Eight Gate i Dostawcom, w tym Dostawcom przetwarzającym dane w państwach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a także o tym, że w zakresie określonym w § 8 Polityki Prywatności Eight Gate przetwarza te dane jako odrębny administrator, wskazując miejsce udostępnienia Polityki Prywatności.

§ 12. Odpowiedzialność

1. Odpowiedzialność Eight Gate wobec Klienta B2B związana z Umową B2B i Umowami Sprzedaży, niezależnie od jej podstawy prawnej, obejmuje wyłącznie szkodę rzeczywistą i jest ograniczona do kwoty zapłaconej przez Klienta B2B za Produkty objęte Zamówieniem, którego dotyczy szkoda, wraz z kosztem ich dostawy, a gdy szkoda nie dotyczy określonego Zamówienia, do kwoty 1 000 zł.

2. Eight Gate nie odpowiada za zobowiązania Klienta B2B wobec Klientów Końcowych, w tym za terminy dostawy przyrzeczone przez Klienta B2B, jeżeli są krótsze od terminów określonych w § 7 ust. 4, ani za kary i opłaty nałożone na Klienta B2B przez platformy handlowe lub inne podmioty, z których usług Klient B2B korzysta.

3. Ograniczenia i wyłączenia odpowiedzialności Eight Gate określone w Regulaminie B2B nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez produkt niebezpieczny.

4. Klient B2B naprawia szkodę Eight Gate wynikłą z naruszenia przez Klienta B2B Regulaminu B2B lub przepisów, w szczególności obowiązków określonych w § 10, w tym zwraca kwoty zapłacone przez Eight Gate Klientom Końcowym i innym osobom trzecim na podstawie prawomocnego orzeczenia albo ugody zawartej za zgodą Klienta B2B oraz uzasadnione i udokumentowane koszty obrony, w tym koszty zastępstwa prawnego, jeżeli Eight Gate niezwłocznie zawiadomił Klienta B2B o roszczeniu i umożliwił mu udział w sprawie.

§ 13. Zawieszenie Konta B2B i rozwiązanie Umowy B2B

1. Eight Gate może zawiesić Konto B2B albo dostęp do Integracji, jeżeli Klient B2B narusza Regulamin B2B, w szczególności § 4 ust. 7 albo § 10, zachodzi uzasadnione podejrzenie oszustwa lub zagrożenia bezpieczeństwa Panelu B2B albo wymaga tego decyzja uprawnionego organu. O zawieszeniu Eight Gate informuje Klienta B2B wiadomością e-mail, wskazując jego przyczynę.

2. Zawieszenie nie wpływa na zawarte Umowy Sprzedaży, chyba że ich wykonanie wiąże się z naruszeniem będącym przyczyną zawieszenia albo byłoby niezgodne z prawem. W takim przypadku Eight Gate może odstąpić od tych Umów Sprzedaży w terminie 30 dni od dnia ich zawarcia i zwraca Klientowi B2B cenę niedostarczonych Produktów wraz z kosztem ich dostawy w terminie 5 Dni Roboczych od dnia odstąpienia.

3. Każda ze stron może wypowiedzieć Umowę B2B z zachowaniem 30-dniowego terminu wypowiedzenia, przesyłając oświadczenie wiadomością e-mail albo za pomocą funkcji dostępnej w Panelu B2B.

4. Eight Gate może rozwiązać Umowę B2B ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Klient B2B rażąco naruszył Regulamin B2B lub przepisy prawa, w szczególności dopuścił się oszustwa, ataku na systemy Eight Gate albo po zawieszeniu Konta B2B nie zaprzestał naruszeń. Oświadczenie o rozwiązaniu wskazuje jego przyczynę.

5. Rozwiązanie Umowy B2B nie wpływa na zawarte wcześniej Umowy Sprzedaży, które są wykonywane na dotychczasowych zasadach, z zastrzeżeniem ust. 2, ani na obowiązki stron związane z reklamacjami i rozliczeniami. Zasady zwrotu i usunięcia danych osobowych Klientów Końcowych określa Umowa Powierzenia.

§ 14. Reklamacje Usług B2B

1. Reklamację dotyczącą Usług B2B Klient B2B może złożyć w Panelu B2B albo na adres [email protected] w terminie 30 dni od dnia wystąpienia nieprawidłowości, opisując problem i swoje żądanie.

2. Eight Gate rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania i przesyła odpowiedź na adres e-mail przypisany do Konta B2B.

§ 15. Poufność

Klient B2B zachowuje w poufności udostępnione mu w Panelu B2B informacje, które nie są publicznie dostępne, w szczególności ceny hurtowe, warunki handlowe, dokumentację techniczną i klucze Integracji, w czasie obowiązywania Umowy B2B i przez 2 lata po jej rozwiązaniu, chyba że ujawnienia wymagają przepisy prawa albo uprawniony organ.

§ 16. Zmiany Regulaminu B2B

1. Eight Gate może zmienić Regulamin B2B z ważnych przyczyn, w szczególności w razie:

a. zmiany przepisów prawa albo wydania orzeczenia sądu lub decyzji organu, które wpływają na treść Regulaminu B2B;

b. zmiany zakresu lub sposobu świadczenia Usług B2B, w tym wprowadzenia nowych funkcji Panelu B2B lub Integracji albo rezygnacji z niektórych z nich;

c. zmiany warunków współpracy z Dostawcami lub przewoźnikami, modelu logistycznego, metod płatności albo danych Eight Gate;

d. konieczności przeciwdziałania nadużyciom albo zapewnienia bezpieczeństwa Panelu B2B;

e. konieczności usunięcia niejasności lub omyłek w Regulaminie B2B.

2. Eight Gate informuje Klientów B2B o zmianie Regulaminu B2B wiadomością e-mail, przesyłając treść zmienionego Regulaminu B2B albo link do niej, oraz w Panelu B2B co najmniej 14 dni przed dniem wejścia zmiany w życie, chyba że krótszego terminu wymagają przepisy prawa, orzeczenie sądu lub decyzja organu. Klient B2B, który nie akceptuje zmiany, może przed dniem jej wejścia w życie wypowiedzieć Umowę B2B ze skutkiem natychmiastowym.

3. Do Umów Sprzedaży zawartych przed dniem wejścia w życie zmiany stosuje się Regulamin B2B w brzmieniu obowiązującym w dniu ich zawarcia.

§ 17. Postanowienia końcowe

1. Oświadczenia stron związane z Umową B2B i Umowami Sprzedaży składa się w formie dokumentowej, w szczególności wiadomością e-mail przesłaną na adres przypisany do Konta B2B albo wskazany w § 1 ust. 3, za pomocą funkcji Panelu B2B lub za pomocą Integracji.

2. Klient B2B nie może przenieść praw ani obowiązków wynikających z Umowy B2B ani z Umów Sprzedaży na osobę trzecią bez zgody Eight Gate.

3. Umowy zawierane na podstawie Regulaminu B2B podlegają prawu polskiemu i są zawierane w języku polskim. Spory z nich wynikające rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Eight Gate.

4. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu B2B okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a w miejsce postanowienia nieważnego lub bezskutecznego stosuje się przepisy prawa najbliższe jego celowi gospodarczemu.

5. Regulamin B2B w niniejszej wersji obowiązuje od dnia 9 listopada 2026 r. i zastępuje wcześniej publikowane wersje regulaminu B2B.

ZAŁĄCZNIK NR 1 DO REGULAMINU B2B EIGHT GATE

UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Wersja 1.0 | obowiązuje od: 1 listopada 2026 r.

Spis treści

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Umowa Powierzenia określa zasady, na jakich EIGHT GATE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (dalej: „Eight Gate”) przetwarza w imieniu Klienta B2B dane osobowe Klientów Końcowych i innych odbiorców przesyłek, związane z realizacją Zamówień, w zakresie określonym w § 2 (dalej: „Dane”). Umowa Powierzenia stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu B2B, a pełne dane Eight Gate i sposoby kontaktu z nim wskazuje § 1 Regulaminu B2B.

2. Umowa Powierzenia zostaje zawarta w postaci elektronicznej, spełniającej wymóg formy określony w art. 28 ust. 9 RODO, wraz z Umową B2B, na podstawie akceptacji Regulaminu B2B wraz z Umową Powierzenia, dokonanej przy rejestracji Konta B2B. Umowa Powierzenia obowiązuje przez czas obowiązywania Umowy B2B, a po jej rozwiązaniu do chwili zakończenia przetwarzania Danych zgodnie z § 10.

3. W zakresie Danych Klient B2B jest administratorem, a Eight Gate podmiotem przetwarzającym w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: „RODO”). Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie B2B, a pojęcia dotyczące ochrony danych osobowych znaczenie nadane im w RODO.

4. Umowa Powierzenia nie dotyczy danych osobowych, które Eight Gate przetwarza jako administrator, w szczególności danych osób działających w imieniu Klienta B2B, o których mowa w § 11 ust. 1 Regulaminu B2B, ani przetwarzania Danych w zakresie określonym w § 3 ust. 4 i 5. Zasady takiego przetwarzania określa Polityka Prywatności.

5. W sprawach ochrony danych osobowych Umowa Powierzenia ma pierwszeństwo przed pozostałymi postanowieniami Regulaminu B2B, a w sprawach w niej nieuregulowanych stosuje się Regulamin B2B.

§ 2. Zakres powierzenia

1. Przedmiot, charakter, cel i czas przetwarzania oraz rodzaj Danych i kategorie osób, których one dotyczą, określa poniższe zestawienie:

Przedmiotprzetwarzanie Danych w związku z realizacją Zamówień składanych przez Klienta B2B w Panelu B2B albo za pomocą Integracji.
Charakterprzyjmowanie Danych z Zamówień, ich utrwalanie, przechowywanie i porządkowanie w systemach Eight Gate, przekazywanie Dostawcom wysyłającym Produkty, a przy ponownej wysyłce z Magazynu przewoźnikom, przeglądanie Danych przy obsłudze przesyłek i zgłoszeń, przekazywanie Klientowi B2B informacji o realizacji Zamówień oraz usuwanie Danych.
Celdostarczenie Produktów odbiorcom wskazanym w Zamówieniach oraz obsługa przesyłek niedostarczonych, nieodebranych i zwracanych, zgłoszeń dotyczących Produktów i wiadomości Klientów Końcowych, na zasadach określonych w § 8 do § 10 Regulaminu B2B.
Czasczas obowiązywania Umowy B2B, przy czym Dane dotyczące danego Zamówienia Eight Gate przetwarza przez 12 miesięcy od dnia jego złożenia, a jeżeli w tym czasie nie zakończyły się związane z nim sprawy, o których mowa w § 8 i § 9 Regulaminu B2B, do ich zakończenia, a następnie postępuje z nimi zgodnie z § 10.
Kategorie osóbKlienci Końcowi oraz inne osoby wskazane w Zamówieniu jako odbiorcy przesyłek.
Rodzaj Danychimię i nazwisko albo nazwa, adres dostawy i numer telefonu odbiorcy, a jeżeli wymaga tego przewoźnik, także adres e-mail odbiorcy, dane Zamówienia i przesyłki, w tym numer Zamówienia, zamówione Produkty oraz numer i status przesyłki, a także Dane widoczne na zdjęciach etykiet przewozowych i zawarte w korespondencji dotyczącej Zamówienia.

2. Powierzenie nie obejmuje szczególnych kategorii danych osobowych ani danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych.

§ 3. Polecenia Klienta B2B

1. Eight Gate przetwarza Dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta B2B, także w zakresie ich przekazywania do państwa trzeciego. Poleceniem są Regulamin B2B wraz z Umową Powierzenia, Zamówienia oraz dyspozycje złożone przez Klienta B2B w Panelu B2B, za pomocą Integracji albo wiadomością e-mail przesłaną z adresu przypisanego do Konta B2B.

2. Złożenie Zamówienia, a także zlecenie ponownej wysyłki Produktu, stanowi polecenie przekazania Danych Dostawcy, który wysyła Produkt, także wtedy, gdy Dostawca przetwarza Dane w państwie spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego wskazanym w Wykazie, o którym mowa w § 6 ust. 2, oraz przekazania ich, przez Dostawcę albo Eight Gate, przewoźnikowi, który doręcza przesyłkę.

3. Jeżeli zdaniem Eight Gate polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych osobowych, Eight Gate niezwłocznie informuje o tym Klienta B2B i może wstrzymać wykonanie polecenia do czasu jego zmiany albo wyjaśnienia wątpliwości, nie pozostając w tym czasie w opóźnieniu. Jeżeli Klient B2B podtrzymuje takie polecenie, Eight Gate może wypowiedzieć Umowę B2B ze skutkiem natychmiastowym.

4. Eight Gate przetwarza Dane także w zakresie, w jakim wymagają tego przepisy prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego, którym Eight Gate podlega, w szczególności przepisy celne i podatkowe dotyczące Produktów sprowadzanych spoza Unii Europejskiej oraz przepisy o bezpieczeństwie produktów, w tym wtedy, gdy konieczne jest bezpośrednie powiadomienie Klientów Końcowych o wycofaniu lub odzyskaniu Produktu. O innym obowiązku prawnym wymagającym przetwarzania Danych Eight Gate informuje Klienta B2B przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że prawo zabrania udzielenia takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

5. Eight Gate może ponadto przetwarzać jako odrębny administrator Dane dotyczące Zamówienia, w związku z którym zgłoszono reklamację lub roszczenie albo powstał spór, w tym z Dostawcą lub przewoźnikiem, w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, nie dłużej niż do upływu terminu ich przedawnienia.

6. Klient B2B odpowiada za zgodność swoich poleceń z prawem, w szczególności za posiadanie podstawy prawnej do przetwarzania Danych i powierzenia ich Eight Gate oraz za wykonanie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą, w tym w zakresie wskazanym w § 11 ust. 2 Regulaminu B2B.

§ 4. Obowiązki Eight Gate

1. Eight Gate:

a. dopuszcza do przetwarzania Danych wyłącznie upoważnione przez siebie osoby, które zobowiązały się do zachowania ich w tajemnicy albo podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;

b. stosuje środki bezpieczeństwa określone w § 5;

c. korzysta z usług dalszych podmiotów przetwarzających wyłącznie na zasadach określonych w § 6;

d. biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga Klientowi B2B, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO;

e. uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga Klientowi B2B wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32 do 36 RODO;

f. udostępnia Klientowi B2B informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO i umożliwia przeprowadzanie audytów na zasadach określonych w § 9.

2. Pomoc, o której mowa w ust. 1 lit. d i e, polega w szczególności na:

a. sprostowaniu albo usunięciu na polecenie Klienta B2B Danych dotyczących wskazanego Zamówienia, w zakresie, w jakim jest to możliwe na danym etapie jego realizacji, z zastrzeżeniem § 3 ust. 4 i 5;

b. przekazaniu Klientowi B2B informacji o Danych przetwarzanych w związku z danym Zamówieniem przez Eight Gate i dalsze podmioty przetwarzające;

c. udostępnieniu informacji o przetwarzaniu Danych, środkach bezpieczeństwa i dalszych podmiotach przetwarzających, potrzebnych Klientowi B2B do oceny skutków dla ochrony danych, uprzednich konsultacji z organem nadzorczym i zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych.

3. Żądanie osoby, której dane dotyczą, skierowane bezpośrednio do Eight Gate albo przekazane mu przez dalszy podmiot przetwarzający, Eight Gate przekazuje Klientowi B2B w terminie 3 Dni Roboczych od jego otrzymania i nie udziela na nie odpowiedzi w imieniu Klienta B2B.

4. Pomoc wykraczającą poza zakres określony w ust. 2, funkcje Panelu B2B i informacje, którymi Eight Gate dysponuje, Eight Gate może uzależnić od zwrotu uzasadnionych i udokumentowanych kosztów, o których wysokości informuje Klienta B2B przed jej udzieleniem, chyba że potrzeba pomocy wynika z naruszenia przez Eight Gate Umowy Powierzenia lub RODO.

§ 5. Bezpieczeństwo przetwarzania

1. Eight Gate wdraża i utrzymuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, w szczególności:

a. szyfruje Dane przesyłane przez sieć Internet;

b. nadaje dostęp do Danych w ramach indywidualnych kont, wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków danej osoby, i chroni ten dostęp mechanizmami uwierzytelniania odpowiednimi do uprawnień konta;

c. chroni Panel B2B i Integracje przed nieuprawnionym dostępem i atakami, w szczególności przez zabezpieczenia sieciowe, filtrowanie ruchu sieciowego i monitorowanie zdarzeń bezpieczeństwa;

d. rejestruje istotne operacje wykonywane w systemach przetwarzających Dane;

e. wykonuje i zabezpiecza kopie zapasowe oraz zapewnia możliwość odtworzenia Danych po awarii;

f. aktualizuje oprogramowanie i usuwa wykryte podatności;

g. przekazuje Dostawcom wyłącznie Dane niezbędne do wysyłki danego Produktu;

h. utrzymuje bazę danych Panelu B2B na serwerach położonych w Unii Europejskiej, w centrach danych zapewniających ochronę fizyczną i kontrolę dostępu;

i. stosuje procedurę postępowania w razie naruszenia ochrony danych osobowych.

2. Eight Gate regularnie ocenia skuteczność środków bezpieczeństwa i w razie potrzeby je aktualizuje. Zmiana środków bezpieczeństwa, która nie obniża poziomu ochrony Danych, nie wymaga zgody Klienta B2B ani zmiany Umowy Powierzenia.

§ 6. Dalsze podmioty przetwarzające

1. Klient B2B udziela Eight Gate ogólnej zgody na korzystanie z usług dalszych podmiotów przetwarzających, w szczególności:

a. Dostawców, którzy wysyłają Produkty na adres dostawy wskazany w Zamówieniu, w tym Dostawców przetwarzających Dane w państwach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego;

b. dostawców infrastruktury informatycznej, w tym usług hostingu, ochrony sieci i poczty elektronicznej;

c. podmiotów świadczących na rzecz Eight Gate usługi informatyczne, w tym usługi utrzymania i rozwoju Panelu B2B i Integracji.

2. Eight Gate prowadzi wykaz dalszych podmiotów przetwarzających, wskazujący ich nazwę i siedzibę, zakres powierzonych im czynności, państwo, w którym przetwarzają Dane, a w przypadku państwa spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego także podstawę przekazania Danych (dalej: „Wykaz”). Eight Gate udostępnia Wykaz w Panelu B2B przed złożeniem pierwszego Zamówienia, a jego aktualną wersję także na żądanie Klienta B2B. Wykaz stanowi informację poufną w rozumieniu § 15 Regulaminu B2B.

3. O zamiarze dodania lub zastąpienia dalszego podmiotu przetwarzającego Eight Gate informuje Klienta B2B wiadomością e-mail co najmniej 7 dni przed wprowadzeniem zmiany. W tym terminie Klient B2B może wyrazić sprzeciw wobec zmiany, wskazując jego uzasadnienie dotyczące ochrony Danych. W razie sprzeciwu Eight Gate nie powierza Danych Klienta B2B temu podmiotowi, w szczególności wyłączając możliwość zamawiania przez Klienta B2B Produktów wysyłanych przez danego Dostawcę. Jeżeli nie jest to możliwe, Eight Gate informuje o tym Klienta B2B, a każda ze stron może wypowiedzieć Umowę B2B ze skutkiem natychmiastowym. Do czasu rozwiązania Umowy B2B Eight Gate może wstrzymać przyjmowanie Zamówień, których realizacja wymagałaby powierzenia Danych temu podmiotowi.

4. Jeżeli zastąpienie dalszego podmiotu przetwarzającego jest niezbędne ze względu na bezpieczeństwo Danych albo nagłe zaprzestanie lub istotne zakłócenie świadczenia usług przez dotychczasowy podmiot, Eight Gate może dokonać go przed upływem terminu określonego w ust. 3, informując o tym Klienta B2B przed wprowadzeniem zmiany. Klient B2B może wyrazić sprzeciw w terminie 7 dni od otrzymania tej informacji, ze skutkami określonymi w ust. 3.

5. Eight Gate powierza Dane dalszemu podmiotowi przetwarzającemu na podstawie umowy lub innego instrumentu prawnego, który nakłada na ten podmiot obowiązki ochrony danych odpowiadające obowiązkom Eight Gate wynikającym z Umowy Powierzenia, w zakresie właściwym dla powierzonych mu czynności, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Takim instrumentem mogą być standardowe warunki powierzenia stosowane przez dany podmiot, jeżeli spełniają wymogi art. 28 RODO. Wybierając dalszy podmiot przetwarzający, Eight Gate uwzględnia jego wiedzę fachową, wiarygodność i zasoby, a za wykonanie przez niego obowiązków ochrony danych odpowiada wobec Klienta B2B na zasadach określonych w § 11.

6. Przewoźnicy, którym Dostawcy albo Eight Gate przekazują Dane w celu doręczenia przesyłki, przetwarzają je jako odrębni administratorzy w związku ze świadczeniem usług przewozu i doręczania przesyłek i nie są dalszymi podmiotami przetwarzającymi, chyba że przewoźnik przetwarza Dane wyłącznie w imieniu Eight Gate, a wtedy Eight Gate wskazuje go w Wykazie.

§ 7. Przekazywanie Danych do państw trzecich

1. Eight Gate przekazuje Dane do państwa spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego wyłącznie dalszym podmiotom przetwarzającym wskazanym w Wykazie i tylko wtedy, gdy przekazanie spełnia warunki określone w rozdziale V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych przyjętych decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914, wraz ze środkami dodatkowymi, jeżeli są one niezbędne do zapewnienia Danym odpowiedniego stopnia ochrony.

2. Na żądanie Klienta B2B Eight Gate udostępnia mu kopię zabezpieczeń stosowanych przy przekazaniu Danych, z pominięciem postanowień handlowych i informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, w zakresie potrzebnym Klientowi B2B do wykonania obowiązków wobec osób, których dane dotyczą.

§ 8. Naruszenie ochrony Danych

1. Eight Gate zgłasza Klientowi B2B naruszenie ochrony Danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 36 godzin od jego stwierdzenia, wiadomością e-mail przesłaną na adres przypisany do Konta B2B.

2. Zgłoszenie zawiera informacje, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO, w zakresie, w jakim są w tym czasie dostępne Eight Gate, a pozostałe informacje Eight Gate przekazuje sukcesywnie, bez zbędnej zwłoki. Eight Gate podejmuje działania niezbędne do zaradzenia naruszeniu i zminimalizowania jego skutków oraz informuje o nich Klienta B2B.

3. Zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu oraz zawiadomienia osób, których dane dotyczą, dokonuje Klient B2B jako administrator, a Eight Gate dokonuje ich w imieniu Klienta B2B tylko wtedy, gdy strony tak uzgodnią w formie dokumentowej.

4. Zgłoszenie naruszenia przez Eight Gate nie oznacza uznania jego odpowiedzialności za to naruszenie.

§ 9. Wykazanie zgodności i audyt

1. Eight Gate wykazuje spełnienie obowiązków określonych w art. 28 RODO i w Umowie Powierzenia przede wszystkim przez udzielenie Klientowi B2B wyjaśnień w formie dokumentowej i udostępnienie dokumentów, w tym dotyczących dalszych podmiotów przetwarzających, w terminie 14 dni od otrzymania żądania.

2. Jeżeli Klient B2B wskaże w formie dokumentowej, dlaczego informacje te nie wystarczą do wykazania zgodności, może przeprowadzić audyt, w tym inspekcję, samodzielnie albo przez niezależnego audytora, zobowiązanego do zachowania poufności i niebędącego podmiotem konkurencyjnym wobec Eight Gate. Audyt może być przeprowadzony nie częściej niż raz na 12 miesięcy, po zawiadomieniu Eight Gate z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, a ponadto, po zawiadomieniu z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem, po naruszeniu ochrony Danych, w razie uzasadnionego podejrzenia naruszenia przez Eight Gate Umowy Powierzenia albo na żądanie organu nadzorczego.

3. Audyt odbywa się w Dni Robocze, w godzinach pracy Eight Gate i w sposób niezakłócający jego działalności, w formie zdalnej, chyba że Klient B2B wskaże, że do osiągnięcia celu audytu niezbędna jest inspekcja na miejscu. Audyt obejmuje wyłącznie przetwarzanie Danych i nie daje dostępu do danych innych klientów Eight Gate ani do informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, które nie są niezbędne do jego przeprowadzenia.

4. W zakresie dalszych podmiotów przetwarzających Eight Gate umożliwia audyt przez udostępnienie posiadanych informacji i dokumentów dotyczących tych podmiotów, w tym ich raportów i certyfikatów, a w razie potrzeby przez skorzystanie z uprawnień kontrolnych przysługujących mu wobec nich.

5. Jeżeli audyt wykaże niezgodność przetwarzania Danych z Umową Powierzenia lub RODO, Eight Gate usuwa ją w terminie uzgodnionym z Klientem B2B, odpowiednim do jej wagi.

6. Każda ze stron ponosi własne koszty audytu.

§ 10. Usunięcie i zwrot Danych

1. Po upływie czasu przetwarzania określonego w § 2 ust. 1 Eight Gate usuwa Dane dotyczące danego Zamówienia albo trwale je anonimizuje, z zastrzeżeniem ust. 3.

2. Po rozwiązaniu Umowy B2B Klient B2B może, w terminie 14 dni od dnia jej rozwiązania, zażądać zwrotu Danych, a Eight Gate przekazuje mu je w powszechnie używanym formacie elektronicznym w terminie 14 dni od otrzymania żądania. Po zwrocie Danych albo po bezskutecznym upływie terminu na zgłoszenie żądania Eight Gate usuwa Dane wraz z ich kopiami w terminie 30 dni, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Obowiązek usunięcia Danych nie dotyczy:

a. Danych niezbędnych do wykonania Umów Sprzedaży zawartych przed rozwiązaniem Umowy B2B i zakończenia związanych z nimi spraw, o których mowa w § 8 i § 9 Regulaminu B2B, które Eight Gate przetwarza na zasadach Umowy Powierzenia do czasu ich zakończenia;

b. Danych przetwarzanych w zakresie określonym w § 3 ust. 4 i 5;

c. Danych zawartych w kopiach zapasowych, które są usuwane w cyklu ich rotacji, a do tego czasu pozostają zabezpieczone i nie są wykorzystywane do bieżącego przetwarzania.

4. Na żądanie Klienta B2B Eight Gate potwierdza usunięcie Danych w formie dokumentowej.

§ 11. Odpowiedzialność

1. Umowa Powierzenia nie ogranicza odpowiedzialności stron wobec osób, których dane dotyczą, ani wobec organu nadzorczego.

2. Do odpowiedzialności stron wobec siebie związanej z Umową Powierzenia, w tym do roszczeń, o których mowa w art. 82 ust. 5 RODO, stosuje się § 12 Regulaminu B2B.

§ 12. Postanowienia końcowe

1. Klient B2B składa oświadczenia i żądania dotyczące Umowy Powierzenia, w tym sprzeciw, o którym mowa w § 6 ust. 3 i 4, oraz żądania, o których mowa w § 6 ust. 2, § 7 ust. 2, § 9 i § 10, w formie dokumentowej, w szczególności na adres e-mail: [email protected]. Eight Gate przesyła Klientowi B2B informacje dotyczące Umowy Powierzenia na adres e-mail przypisany do Konta B2B.

2. Eight Gate może zmienić Umowę Powierzenia na zasadach określonych w § 16 Regulaminu B2B. Zmiana Wykazu dokonana zgodnie z § 6 nie stanowi zmiany Umowy Powierzenia.

3. Umowa Powierzenia wchodzi w życie z dniem 1 listopada 2026 r.